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Trousse de renseignements pour les bénévoles

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Aperçu

Patinage Canada et la ville de London sont fiers d’organiser les Championnats du monde ISU de patinage artistique 2013. Cet excitant événement accueillera plus de 200 athlètes internationaux ainsi que des officiels, entraîneurs et familles de cinquante pays pour prendre part aux épreuves des disciplines masculines, féminines, de patinage en couple et de danse sur glace.

En plus de viser les titres de champions du monde, les patineurs s’efforceront aussi de se tailler les places pour lesquelles leurs pays se qualifient aux Jeux olympiques d’hiver 2014 à Sotchi, en Russie.

Dates clés : Mardi 5 mars — Début de l’installation
Lundi 11 mars —Début de l’entraînement officiel
Mercredi 13 mars — Début de la compétition
Dimanche 17 mars — Dernière journée de compétition
Lieu de compétition : Budweiser Gardens
99, rue Dundas
London (Ont.) N6A 6K1
Lieu d’entraînement : Western Fair Sport Centre
865, rue Florence
London (Ont.) N5W 6G6

Comité organisateur

Comité organisateur local et bénévoles de l’événement
Le comité organisateur (CO) est dirigé par des membres du personnel de Patinage Canada et des bénévoles de la section de l’Ouest de l’Ontario de Patinage Canada. Un comité organisateur local (COL) composé de superviseurs et de coordonnateurs bénévoles a été formé. Conjointement avec le personnel du bureau national de Patinage Canada, le COL se chargera du déroulement de l’événement et aidera à recruter, pour les diverses fonctions, des bénévoles qui constitueront l’entière équipe bénévole. On compte recruter 500 bénévoles pour cet événement prestigieux.

Recrutement des bénévoles
Toutes les personnes intéressées et qualifiées sont invitées à présenter leur candidature aux postes de bénévoles. Afin d’être considéré pour un poste de bénévole, vous devez remplir en ligne le formulaire de demande le plus tôt possible et réussir la vérification du casier judiciaire. On pourrait demander aux candidats de participer à une entrevue par téléphone. Les candidats seront acceptés jusqu’à ce que chaque domaine compte le personnel nécessaire. Tous les candidats seront avisés de l’état de leur demande à compter de juillet 2012. La sélection est fondée sur les critères suivants : les postes disponibles, les antécédents et l’expérience de la personne, de même que la disponibilité ainsi que la réussite de la vérification du casier judiciaire. Après avoir été approuvé et affecté à un domaine précis, le bénévole sera contacté par un membre du COL pour discuter de son horaire de travail et de ses fonctions. Les bénévoles pouvant contribuer au moins 50 heures auront la priorité dans le cadre du processus de sélection.

Vérification de sécurité des bénévoles
On demandera à tous les bénévoles âgés de 18 ans et plus de se soumettre à une vérification du casier judiciaire, qui représentera la deuxième étape du processus de demande. Les bénévoles recevront une invitation par courriel pour faire en ligne la vérification du casier judiciaire (par l’intermédiaire de BackCheck) dans les 3 à 5 jours ouvrables suivant la réception de la demande de bénévolat en ligne. Patinage Canada payera tous les frais applicables.

Patineurs qui récupèrent les fleurs et participants aux cérémonies
Ces bénévoles seront recrutés et sélectionnés au moyen d’un processus distinct qui sera annoncé sur le site Web des Championnats du monde (www.worlds2013.ca) d’ici le 1er octobre 2012.

Exigences en matière d’âge
Les bénévoles doivent être âgés de 18 ans ou plus d’ici le 5 mars 2013, sauf les réparateurs de la glace qui doivent être âgés de 14 ans d’ici le 5 mars 2013.

Domaines d’intérêt des bénévoles

Compétences générales, qualités et qualifications des bénévoles
Le bénévolat à cette compétition vous donnera l’occasion de vivre une expérience merveilleuse qui est également associée à la responsabilité d’exercer de votre mieux vos fonctions de bénévole en tant que représentant de Patinage Canada. Diverses compétences seront exigées pour remplir différents postes, dont les suivantes :

Il y a plusieurs domaines distincts de travail que les bénévoles peuvent choisir :

    1. opérations sur les lieux de la compétition
    2. hôtel et inscription;
    3. transport;
    4. services médicaux;
    5. généralités.

Un aperçu des différents domaines, de courtes descriptions de travail et les compétences exigées sont fournis pour chaque domaine.

1. Opérations sur les lieux de la compétition
Compétences générales exigées pour les opérations sur les lieux de la compétition : connaissance fonctionnelle des épreuves du patinage artistique ou des tâches précises. Il est recommandé pour tous les postes que les bénévoles comptent de l’expérience au niveau des compétitions de section ou au niveau national.

Domaines :

• Restauration – aider à tous les salons sur les lieux et autres services de restauration prévus. Créer un milieu accueillant, propre et bien entretenu pour les participants à l’événement.
Compétences : expérience en préparation des aliments et service, caractère souple et personnalité ouverte.

• Services à la clientèle et d’information – aider au montage, à l’inventaire et à la vente des articles de la boutique de Patinage Canada et offrir un service à la clientèle aux kiosques d’information de Patinage Canada.
Compétences : bilinguisme (français et anglais) préféré pour certains postes, bonne communication orale, personnalité ouverte et chaleureuse; l’expérience d’une caisse enregistreuse, du paiement comptant et des machines pour cartes de débit et de crédit est un atout.

• Accompagnateur pour le contrôle de dopage – surveiller les athlètes sélectionnés pour les procédures liées au dopage. Un responsable du contrôle antidopage du CCES offrira une formation sur place.
Compétences : souci du détail, discrétion et confidentialité exigés. Une expérience antérieure à titre d’accompagnateur pour le contrôle de dopage est préférable. Doit être âgé d’au moins 18 ans.

Divertissement sur place – fournir des renseignements généraux ou donner des cadeaux promotionnels au public au niveau du hall et des gradins pendant la compétition et les promotions spéciales sur place, au besoin. Aider à la coordination des programmes scolaires et d’autres programmes pour les spectateurs, qui initient les élèves d’écoles locales au sport du patinage artistique.
Compétences : bilinguisme (français et anglais) préféré pour certains postes, bonne communication orale et personnalité ouverte et chaleureuse.

• Opérations sur glace – préposés aux vestiaires, capitaines de glace, superviseur des réparateurs de la glace, chronométreurs et autres.
Compétences : connaissance technique du sport, souci du détail et minutage. Expérience nécessaire au niveau de la section ou au niveau national pour tous les postes.

• Programmation de Light Up London – tâches allant du service à la clientèle à l’assistance pour le programme des dignitaires et interaction avec les spectateurs et les partisans participant aux activités du programme du festival des partisans, juste à l’extérieur de la patinoire, sur le terrain du Labatt Centre.
Compétences : on encourage les bénévoles ayant une personnalité ouverte et comptant de l’expérience en accueil et services aux dignitaires, dans l’industrie hôtelière et qui parlent l’anglais et une autre langue à faire une demande dans ce domaine.

• Logistique – montage et démontage dans tous les sites et les hôtels durant l’événement, déplacement de divers articles livrés, aide aux cérémonies de la victoire (installation du tapis du podium). Installation de la signalisation et organisation des salles dans tous les sites et les hôtels.
Compétences : capacité de lever des objets lourds exigée pour certains postes. Adaptation au changement, souci du détail et capacité d’accomplir simultanément de multiples tâches.

• Services aux médias – travailler au centre des médias sur les sites de la compétition, pour aider les photographes et journalistes, de même que le personnel de Patinage Canada. Offrir des services de traduction et une rapide transcription de notes d’entrevue.
Compétences : aptitudes en administration et bilinguisme (français et anglais), fortes compétences en informatique, particulièrement pour faire des recherches sur Internet et aptitudes en transcription pour prendre en note les citations des athlètes et les transcrire correctement. Autres langues exigées : le japonais, de mandarin, le russe, etc.

• Salle des opérations – opérations générales à l’événement, affichage de l’information, communication de l’information, signature de la feuille de prêt et de retour des radios, affûtage et réparation des patins, raccommodage des costumes, etc.
Compétences : une connaissance technique du sport et des compétences en informatique sont essentielles – Word, Excel et Publisher. Expérience obligatoire au niveau des Championnats de section ou au niveau national pour tous les postes.

Salle d’impression – impression de divers documents, dont les ordres de départ, les résultats et les communications, affichage et communication de l’information et compilation du bulletin Daily Spin. Cette équipe travaille en étroite collaboration avec celle de la salle des opérations.
Compétences : une expérience à titre de spécialiste de données ou dans la salle d’impression aux événements nationaux est recommandée.

• Sécurité – surveiller des points d’accès particuliers et vérifier les laissez-passer d’accréditation, le système de transport et les hôtels pour s’assurer qu’aucune personne non autorisée ne pénètre dans les zones d’accès restreint. Surveiller la sécurité générale des participants. Les bénévoles du domaine de la sécurité peuvent être affectés à la surveillance des parcs de stationnement extérieurs au centre-ville de London.
Compétences : capacité d’être assertif et attentif en ce qui concerne la vérification des billets et des laissez-passer d’accréditation, capacité de rester debout pendant de longues périodes et de s’adapter au changement.

• Services aux dignitaires – travailler en collaboration avec l’équipe d’inscription pour assurer la meilleure expérience possible pour les invités ou dignitaires.
Compétences : bilinguisme (français et anglais) préféré pour certains postes, bonne communication orale et personnalité ouverte et chaleureuse; une expérience antérieure en gestion des dignitaires constitue un atout.

• Services bénévoles – pourvoir en personnel le bureau des bénévoles et aider aux services bénévoles quotidiens, dont l’arrivée, le programme de reconnaissance et la diffusion de l’information.
Compétences : bilinguisme (français et anglais) préféré pour certains postes, bonne communication orale et personnalité ouverte et chaleureuse; un excellent sens de l’organisation et de l’expérience antérieure avec des bénévoles sont des atouts.

2. Hôtel et inscription
Les bénévoles de cette catégorie aideront aux préparatifs de l’inscription (préparer des trousses d’inscription, emballer des cadeaux, etc.) et de l’accréditation (découper, plastifier les accréditations, etc.). Ils inscriront les participants à l’événement et fourniront des renseignements généraux tout au long de l’événement. Autres tâches aux hôtels officiels : responsables de l’accueil, hôtes et hôtesses, barmans et préposés à la réception des billets.
Compétences : bilinguisme (français et anglais) préféré, d’autres langues sont un atout, une bonne communication orale, une personnalité ouverte et chaleureuse, des connaissances en informatique, la connaissance de la ville, la capacité d’accomplir simultanément de multiples tâches, l’attitude professionnelle, l’expérience de l’utilisation d’une caisse enregistreuse et la capacité de traiter rapidement l’information sont des atouts.

Programme de liaison des équipes – faire fonction d’agents de liaison des équipes pour les fédérations et pays suivants afin de les aider en matière de services linguistiques et de traduction et d’aider l’équipe de la fédération à s’adapter à London, Ontario et à l’environnement de l’événement : France, Chine, Japon, Russie, Finlande, Suède, Italie et Ukraine. D’autres agents de liaison pourraient être exigés selon les inscriptions.
Compétences : Les personnes qui parlent des langues étrangères, ont des antécédents culturels étrangers ou de l’expérience avec des gens de l’étranger sont invités à postuler des postes d’agents de liaison des équipes. Les personnes qui souhaitent être prises en considération devraient indiquer les langues parlées sur leur formulaire de demande.

3. Transport
Nous aurons besoin de chauffeurs pour aller chercher et conduire les voyageurs à l’Aéroport international Pearson à Toronto et à l’Aéroport international de London, à London, pour effectuer les livraisons, répondre aux besoins spéciaux de transport et assurer la prestation des services aux dignitaires durant la compétition. Les bénévoles du domaine du transport doivent être titulaires d’un permis de conduire et capables de conduire des véhicules loués (c.-à-d. âge approprié et dossier de conduite). Ces personnes travailleront avec l’équipe de l’hôtel et de l’inscription pour doter en personnel les bureaux de transport.
Compétences : bonne connaissance du système routier de la ville, excellent conducteur et dossier de conduite, personnalité amicale et courtoise et bonne communication orale.

4. Services médicaux
Médecins, personnel médical d’urgence, infirmiers et thérapeutes exigés pour les soins médicaux à la patinoire. Des administrateurs de la clinique médicale seront aussi exigés. Veuillez remplir le formulaire de demande pour le personnel médical.
Compétences : titres de compétences nécessaires pour l’approbation de la demande de bénévolat.

5. Généralités
Nous aurons besoin de bénévoles dans d’autres domaines que les grandes catégories mentionnées.

Programme de reconnaissance des bénévoles

Uniformes
Tous les bénévoles (maximum de 500) qui contribuent au moins cinquante (50) heures de bénévolat recevront un uniforme de bénévole. Cette tenue distinctive doit être portée durant toutes les heures de bénévolat. Plus de renseignements sur l’uniforme spécial seront fournis à une date ultérieure. Le rassemblement pour les uniformes aura lieu le samedi 16 février 2013.

Séance d’orientation pour les bénévoles
Tous les bénévoles devront assister à une séance d’orientation intensive afin de se familiariser avec les différents aspects de l’événement dans son ensemble et leur domaine particulier de responsabilités. Le accueil et formation des bénévoles prévue le samedi 16 février 2013 et le orientation des bénévoles prévue le samedi 9 mars 2013. Ces dates sont actuellement provisoires et seront confirmées près de l’événement. Les heures et les endroits seront aussi communiqués à ce moment. Les uniformes et l’accréditation seront distribués durant cette séance.

Repas
Les repas des bénévoles seront offerts aux deux sites et aux hôtels. De légers goûters et des boissons seront mis à la disposition des bénévoles toute la journée. Des repas seront fournis aux bénévoles qui travaillent au cours d’une période de repas et durant au moins six (6) heures d’affilée. Les surveillants ou les coordonnateurs de qui relèvent ces bénévoles leur remettront des bons de repas.

Dépenses personnelles
Malheureusement, Patinage Canada n’est pas en mesure de rembourser les dépenses des bénévoles de l’extérieur de la ville, ce qui inclut le déplacement, l'hébergement et le kilométrage.

Comment faire une demande

1. Remplir le formulaire de demande de bénévolat en ligne sur le site www.patinagecanada.ca.
2. Effectuer la vérification du casier judiciaire du bénévole. Une invitation sera envoyée par courriel dans les 3 à 5 jours ouvrables suivant la soumission de la demande de bénévolat en ligne.
3. Faites-nous parvenir vos questions à l’adresse [email protected] ou visitez le document de Foire aux questions (FAQ) sur le site www.worlds2013.ca.